Komunikat o polityce prywatności w procesie rekrutacji

Signify ceni sobie Państwa prywatność.

Opracowaliśmy treść niniejszego Powiadomienia o prywatności (zwanego dalej również „Powiadomieniem”) w sposób umożliwiający łatwe zrozumienie tego, kim jesteśmy, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu je gromadzimy, oraz jak wykorzystujemy je w procesie rekrutacji. „Dane osobowe” (określane w Powiadomieniu również jako „dane” lub „Państwa dane”) oznaczają wszelkie informacje lub zbiory informacji, na podstawie których jesteśmy w stanie zidentyfikować Państwa bezpośrednio lub pośrednio, np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, itp.

Ponieważ Signify jest organizacją międzynarodową, niniejsze Powiadomienie może zostać zastąpione lub uzupełnione, aby spełnić lokalne wymagania oraz zapewnić niezbędne dodatkowe informacje.

Zachęcamy do poświęcenia czasu na dokładne zapoznanie się z treścią Powiadomienia. Jeżeli nie zgadzają się Państwo na warunki niniejszego Powiadomienia, prosimy nie udostępniać nam swoich danych. Podjęcie decyzji o nieprzekazywaniu danych wymaganych lub oczekiwanych przez nas w kontekście procedury rekrutacji może mieć wpływ na możliwość uczestniczenia w niej. Wszelkie informacje, które udostępniają nam Państwo w ramach procedury aplikacyjnej, muszą być prawdziwe, kompletne i nie mogą wprowadzać w błąd, aby uniknąć ryzyka odrzucenia aplikacji podczas procesu aplikacyjnego lub działań dyscyplinarnych, w tym natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy.

Niniejsze Powiadomienie dotyczy sposobu, w jaki zbieramy i wykorzystujemy Państwa dane w kontekście procesu rekrutacyjnego. Na przykład, gdy kontaktujemy się z Państwem w sprawie ofert pracy lub gdy aplikują Państwo o oferowaną przez nas pracę, korzystają z naszych kanałów rekrutacji, odwiedzają nasze strony internetowe dotyczące kariery, tworzą profil, uczestniczą w naszych imprezach rekrutacyjnych, dołączają do naszych społeczności talentów, aplikują o konkretną możliwość zatrudnienia lub w inny sposób wchodzą z nami w interakcje jako kandydat lub aplikant.

Przystępując do naszego procesu rekrutacji (o ile jest to wymagane na podstawie obowiązujących przepisów), w tym procesu selekcji i zgłaszania aplikacji, wyrażają Państwo zgodę na gromadzenie, przechowywanie, wykorzystywanie, przekazywanie i ujawnianie przez nas Państwa danych, w tym wszelkich informacji poufnych, które dobrowolnie Państwo podają (zgodnie z postanowieniami zawartymi w Powiadomieniu).

Signify jest światowym liderem w dziedzinie oświetlenia. Zapewniamy profesjonalnym klientom i konsumentom wysokiej jakości, energooszczędne oświetlenie LED. Nasze oświetlenie po podłączeniu przesyła dane do urządzeń, aplikacji i osób, na nowo definiując swoje możliwości i sposoby wykorzystania. Obecnie nasze innowacje, takie jak LiFi polegające na łączności internetowej z wykorzystaniem światła oraz UV-C, oświetlenie solarne i dla branży ogrodniczej, przyczyniają się do bezpieczniejszego, inteligentniejszego i bardziej zrównoważonego świata.

Zawarte w niniejszym Powiadomieniu zwroty „my”, „nas” i „Firma” dotyczą administratora danych osobowych – dowolnej Jednostki powiązanej Signify, która może być zainteresowana zaproponowaniem Państwu określonego stanowiska, a zarazem decyduje o tym, które z Państwa danych będą zbierane i jak są wykorzystywane, jak również Signify Netherlands B.V. (numer rejestrowy: 17061150 - High Tech Campus 48, 5656 AE, Eindhoven, Holandia). Zwracamy uwagę, że do spółek podporządkowanych Signify zaliczają się spółki zależne, nad którymi Signify N.V. sprawuje bezpośrednią lub pośrednia kontrolę właścicielską. Listę Jednostek powiązanych Signify można uzyskać, kontaktując się z Biurem Prywatności Signify (dane kontaktowe znajdują się w rozdziale „Dostępne możliwości” poniżej).

Poniżej znajduje się przegląd kategorii danych, które możemy przetwarzać podczas procesu rekrutacji.

Informacje udzielane nam bezpośrednio

Cenimy różnorodność i integrację. Aby zapewnić równe szanse zatrudnienia dozwolone lub wymagane przez lokalne prawo, możemy również gromadzić dane o poufnym charakterze, w tym na temat Państwa narodowości, pochodzenia rasowego i/lub etnicznego, płci i niepełnosprawności. Równe szanse zatrudnienia oznaczają, że zapewniamy równe traktowanie wszystkim kandydatom. Informacje te można podać na zasadzie dobrowolności. Jeśli mamy ustawowy obowiązek przetwarzania wyżej wymienionych danych, odpowiednia oferta pracy będzie opatrzona informacją o tym, czy jest ono obowiązkowe czy dobrowolne.

Jeśli udostępnią nam Państwo dane osobowe innej osoby w związku z udzielaniem referencji lub w innych celach, Państwa obowiązkiem jest uzyskanie zgody tej osoby przed przekazaniem nam informacji. Państwa obowiązkiem jest również upewnić się, że przesłane informacje nie naruszają praw osób trzecich.

Informacje gromadzone automatycznie

Gdy ubiegają się Państwo o pracę oferowaną przez nas, przyłączają się do naszej społeczności talentów, korzystają z naszych kanałów rekrutacyjnych lub odwiedzają nasze strony kariery, możemy (oprócz informacji, które przekazują nam Państwo bezpośrednio) gromadzić informacje przesyłane do nas za pośrednictwem Państwa komputera, telefonu komórkowego i innych narzędzi dostępu.  Na przykład możemy gromadzić:

• Informacje o urządzeniach: model urządzenia, numer IMEI, inne unikalne dane identyfikujące urządzenie, adres MAC, adres IP, wersja systemu operacyjnego oraz ustawienia urządzenia wykorzystywanego do uzyskania dostępu do Usług;
• Informacje o logowaniu: m.in. godzina uzyskania dostępu i czas korzystania z naszego kanału;
• Informacje o lokalizacji: np. lokalizacja stwierdzona na podstawie adresu IP czy dane wskazujące Państwa położenie, np. miasto lub kod pocztowy;
• Inne informacje: informacje o korzystaniu z kanałów cyfrowych, np. używane aplikacje czy odwiedzane strony.

Więcej informacji na temat tego, jak wykorzystujemy pliki cookie i inne technologie śledzenia, można znaleźć w Komunikacie o plikach cookie Signify, który jest dostępny na stronie Signify Privacy Center w rozdziale „Informacje prawne”. Ustawieniami plików cookie można sterować za pomocą opcji preferencji plików cookie.

Jeżeli odwiedzają Państwo nasze biura, ze względów bezpieczeństwa i zgodnie z miejscowymi wymogami możemy rejestrować Państwa dane na filmach wideo lub poprzez inne systemy bądź urządzenia elektroniczne, cyfrowe i bezprzewodowe systemy monitoringu (np. telewizja przemysłowa).

Informacje pochodzące z innych źródeł

W zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, oprócz naszych kanałów rekrutacyjnych lub stron kariery, możemy również pozyskiwać informacje na Państwa temat z innych źródeł, takich jak Państwa kontakty z pracownikami Signify, informacje od stron trzecich (np. rekruterów lub agencji rekrutacyjnych), LinkedIn, oraz informacje z innych stron internetowych (z zastrzeżeniem ich polityki prywatności) lub raportów na temat przeszłości kandydata. Na przykład mogą Państwo umożliwić nam dostęp do określonych danych przechowywanych przez strony trzecie, takich jak profile w zawodowych portalach społecznościowych.

Możemy wykorzystywać Państwa dane do przetwarzania zgłoszenia i realizacji całego procesu rekrutacji. Poniżej znajduje się przegląd celów, dla których możemy przetwarzać Państwa dane podczas procesu rekrutacji.

Przetwarzanie Państwa danych jest oparte na różnych podstawach prawnych. Są to m.in.:

• Udzielona nam zgoda (tylko gdy jest wymagana lub dozwolona przez prawo). Jeżeli podstawą przetwarzania przez nas Państwa danych jest zgoda, mogą ją Państwo w dowolnym momencie wycofać; lub
• Konieczność nawiązania z Państwem relacji umownej; lub
• Konieczność przestrzegania przez nas obowiązków prawnych, a także konieczność ustalania i egzekwowania roszczeń lub ochrony przed nimi; lub
• Konieczność ochrony naszych uzasadnionych interesów, w tym:

-  zapewnienie bezpieczeństwa naszych sieci i informacji;

- administrowanie i prowadzenie działalności przez Firmę i Signify;

- zapobieganie przypadkom podejrzewanego lub rzeczywistego naruszenia prawa, warunków zatrudnienia, Kodeksu integralności Signify lub innej polityki Signify lub prowadzenie dochodzeń w tych sprawach;

- konieczność reagowania na Państwa wnioski/prośby (np. w sprawie przetwarzania, usuwania lub edytowania danych osobowych);

- optymalizacja wyszukiwania ofert pracy w Signify i zapewnienie odpowiedniej komunikacji.

• Konieczność ochrony kluczowych interesów jakiejkolwiek osoby; lub
• Jakiekolwiek inne podstawy prawne dopuszczalne przez lokalne prawo.

Jeśli chcieliby Państwo uzyskać więcej informacji na temat podstaw prawnych przetwarzania danych w określonym celu, mogą Państwo skontaktować się z Biurem Prywatności Signify (dane kontaktowe znajdują się w poniższym rozdziale „Dostępne możliwości”).

Nie przekazujemy Państwa danych z wyjątkiem ograniczonych przypadków, które zostały tu opisane.

Aby realizować cele, dla których zgromadzono dane osobowe (szczegóły na ten temat znajdują się w rozdziale „Jak wykorzystujemy Państwa dane?”), możemy je ujawniać następującym podmiotom. 

1. Spółki stowarzyszone Signify. Ze względu na nasz globalny zasięg możemy udostępniać dane osobowe pracowników niektórym naszym spółkom stowarzyszonym. Dostęp do danych osobowych w obrębie Signify będzie ograniczony do osób, które potrzebują tych informacji dla celów opisanych w Powiadomieniu m.in. osób prowadzących rozmowy kwalifikacyjne, kierowników działów, w których znajduje się obsadzane stanowisko, oraz innych wybranych pracowników Signify.

2. Usługodawcy. Jak wiele przedsiębiorstw, możemy zlecić przetwarzanie danych osobowych zaufanym usługodawcom w celu wykonania dla nas pewnych czynności. Należą do nich:

- dostawcy usług teleinformatycznych,

- dostawca usług w dziedzinie rekrutacji lub oceny,

- konsultanci,

- podmioty sprawdzające historię kandydatów,

- dostawca usług w dziedzinie podróży, ochrony i bezpieczeństwa.

3. Organy administracji publicznej.  Jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo lub konieczne do ochrony naszych praw, możemy przekazywać Państwa dane podmiotom właściwym miejscowo dla siedziby Signify.

4. Doradcy zawodowi i inni.  Możemy udostępniać Państwa dane osobowe innym osobom fizycznym lub prawnym, w tym zawodowym doradcom, takim jak:

- banki,

- firmy ubezpieczeniowe,

- audytorzy,

- prawnicy,

- księgowi,

- inni zewnętrzni profesjonalni doradcy.

5. Inne osoby w związku z transakcjami korporacyjnymi. Możemy również niekiedy udostępniać Państwa dane osobowe w toku transakcji korporacyjnych, np. w ramach sprzedaży przedsiębiorstwa lub jego części innej spółce, w toku reorganizacji, fuzji, tworzenia spółki typu joint venture lub innego rozporządzenia przedsiębiorstwem Signify, jego majątkiem lub akcjami (w tym w związku z ewentualnym postępowaniem upadłościowym lub podobnym). 

W przypadku Państwa prośby o przeniesienie danych osobowych udostępnimy je również wskazanej przez Państwa osobie

Ze względu na nasz globalny zasięg, przekazane nam dane osobowe mogą zostać przesłane lub udostępnione spółkom stowarzyszonym Signify i zaufanym osobom trzecim w wielu krajach na całym świecie w celach opisanych w niniejszym Powiadomieniu o prywatności. W efekcie Państwa dane mogą być przetwarzane poza krajem, w którym Państwo mieszkają, jeżeli okaże się to konieczne do realizacji celów opisanych w Powiadomieniu.

Jeżeli przebywają Państwo w kraju należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, możemy przekazywać Państwa dane również do państw znajdujących się poza nim.  Komisja Europejska uznaje, że niektóre z tych krajów zapewniają odpowiedni poziom ochrony.  Natomiast w odniesieniu do przesyłania danych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do innych krajów, które zdaniem Komisji Europejskiej nie zapewniają takiego poziomu, wprowadziliśmy stosowne organizacyjne i prawne środki ochrony danych osobowych (np. wiążące reguły korporacyjne i zatwierdzony przez Komisję Europejską standard dla postanowień umownych lub podobne ustalenia ramowe). Mogą Państwo zwrócić się o dalsze szczegóły, a w stosownych przypadkach uzyskać kopię tych środków, które stosujemy w odniesieniu do przesyłania danych osobowych, kontaktując się z Biurem Prywatności Signify. Dane kontaktowe znajdują się poniżej w rozdziale pt. „Dostępne możliwości”.

Przechowujemy Państwa dane przez okres niezbędny do tego, aby realizować cele, dla których je zgromadzono (szczegóły na ten temat znajdują się w rozdziale „W jaki sposób wykorzystujemy Państwa dane?”). Możemy także zatrzymać i wykorzystywać Państwa dane do proponowania innych stanowisk.

Kryteria określające okresy przechowywania są m.in. następujące:

• Jak długo dane osobowe muszą być przechowywane, aby przedstawić Państwu ofertę pracy.
• Czy mają Państwo konto w naszych serwisach. Jeżeli tak, będziemy przechowywać Państwa dane przez cały okres aktywności konta lub tak długo, jak okaże się to niezbędne do świadczenia odpowiednich usług.
• Czy wskazali Państwo, że możemy zatrzymać dane dla celów rekrutacji na inne stanowiska.
• Czy istnieje prawny, umowny lub inny obowiązek zachowania Państwa danych. Jako przykłady można wskazać obowiązujące miejscowe przepisy nakładające taki obowiązek oraz nakazy władz wymagające przechowywania danych istotnych dla prowadzonego postępowania karnego lub cywilnego.

Jeżeli zdecydowali się Państwo wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej za pomocą wideo na żywo i/lub na żądanie podczas procesu rekrutacyjnego, nagranie tej rozmowy będzie skasowane w ciągu 90 dni od daty jego utworzenia albo po takim inny okresie, który jest niezbędny do spełnienia któregokolwiek z Celów Prawnych, chyba że lokalne prawo stanowi inaczej i/lub mamy do czynienia z nadrzędnym interesem firmy (np. konieczność przestrzegania przez nas zobowiązań prawnych oraz ustanowienia, wykonania lub obrony naszego podmiotu przed roszczeniami prawnymi lub realizacji naszych uzasadnionych interesów).

Przetwarzane dane osobowe są wykorzystywane w celu poprawy Państwa doświadczenia związanego z nami i są przechowywane przez możliwie najkrótszy czas, po czym anonimizujemy je lub usuwamy, gdy nie istnieje już cel związany z pozyskaniem pracownika lub potrzeba prawna lub biznesowa przechowywania Państwa danych.

Jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się, jak długo będziemy przechowywać dane w określonym celu, mogą Państwo skontaktować się z Biurem Prywatności Signify (dane kontaktowe znajdują się w poniższym rozdziale „Dostępne możliwości”).

Jeżeli nie chcą Państwo, abyśmy rozważali Państwa kandydaturę na inne stanowiska, lub oczekują usunięcia swoich danych, mogą Państwo skontaktować się z nami, wysyłając wiadomość na adres: careers@signify.com lub poprzez swój profil związany z aplikacją.

W celu ochrony danych zastosujemy odpowiednie środki zgodne z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, które dotyczą ochrony danych osobowych, w tym wymagają od naszych usługodawców stosowania odpowiednich środków ochrony prywatności i zabezpieczenia tych danych. Niestety żaden system transmisji lub przechowywania danych nie może zagwarantować 100% bezpieczeństwa. W oparciu o aktualny stan techniki, koszty wdrożenia oraz charakter danych wymagających ochrony wprowadzamy środki techniczne i administracyjne mające zapobiec ich zniszczeniu, utracie, modyfikacji, ujawnieniu lub uzyskaniu dostępu do nich bez upoważnienia. Jeśli mają Państwo powody, by sądzić, że interakcja z nami lub dane nie są przetwarzane w bezpieczny sposób, prosimy o niezwłoczny kontakt z Biurem Prywatności Signify zgodnie z informacjami zawartymi poniżej w rozdziale „DOSTĘPNE MOŻLIWOŚCI”

Warto przypomnieć, iż Państwa obowiązkiem jest zadbanie o to, aby dane osobowe, które nam Państwo przekazują, były pełne, poprawne i aktualne. Jeżeli przekazują Państwo dane osobowe innych osób (np. pozostających na Państwa utrzymaniu), Państwa obowiązkiem jest gromadzenie ich w sposób zgodny z lokalnymi wymogami prawnymi. Na przykład, powinni Państwo powiadomić osoby, których dane osobowe przekazują Firmie, o treści niniejszego Powiadomienia i uzyskać ich zgodę (jeżeli jej udzielenie leży w zakresie ich kompetencji prawnych) na wykorzystanie takich danych osobowych przez Firmę, zgodnie z zapisami niniejszego Powiadomienia (np. przekazywanie i ujawnianie).

W sprawie wszelkich innych pytań lub uzasadnionych wniosków związanych z ochroną Państwa danych przez Signify lub niniejszym Powiadomieniem mogą Pańtwo skontaktować się z Biurem Prywatności Signify:

- Poczta: Signify - Attn: Privacy Office – Basisweg 10, 1043 AP Amsterdam, Holandia lub

- On-line: Signify Privacy Center, rozdział „Zapytania dot. prywatności”.

Należy pamiętać, że komunikacja drogą mailową i on-line nie zawsze jest bezpieczna. Dlatego nie należy umieszczać poufnych informacji w kierowanych do nas wiadomościach e-mail.

Dołożymy starań, aby niezwłocznie i bezpłatnie spełnić prośbę, o ile nie będzie to wymagać niewspółmiernego wysiłku. Niekiedy przed podjęciem działania możemy zażądać potwierdzenia tożsamości.

Jeżeli uzyskana odpowiedź okaże się niezadowalająca, mogą Państwo złożyć zażalenie do odpowiedniego organu w swojej jurysdykcji.

Treść Powiadomienia może ulegać zmianom w dowolnym czasie.

Państwa dane będą przetwarzane zgodnie z najnowszą wersją Powiadomienia, która dostępna jest na stronie Signify Privacy Center, w rozdziale „Informacje prawne”. Jeżeli wprowadzimy jakiekolwiek istotne zmiany w Powiadomieniu o prywatności, podejmiemy dodatkowe kroki w celu poinformowania Państwa o nich.

Wcześniejsze wersje niniejszego Powiadomienia o prywatności przechowujemy w archiwum do wglądu.

- Signify -