Privacyverklaring voor het wervingsproces

Om jouw Gegevens te kunnen verwerken, kunnen wij ons op verschillende rechtsgronden beroepen, waaronder:

• jouw toestemming (alleen indien wettelijk toegestaan of verplicht). Als wij afgaan op jouw toestemming als rechtsgrond voor de verwerking van jouw Persoonsgegevens, kan je je toestemming te allen tijde intrekken; of
• de noodzaak om met jou een contractuele relatie aan te gaan; of
• de noodzaak voor ons om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om rechtsvorderingen vast te stellen en in te stellen en hiertegen verweer te voeren; of
• de noodzaak om onze legitieme belangen te behartigen, waaronder:

- waarborgen dat onze netwerken en informatie veilig zijn.

- de administratie van de Onderneming en de interne en externe bedrijfsvoering van Signify.

- voorkomen of onderzoeken van vermoede of daadwerkelijke wetsovertredingen, niet-nakoming van de arbeidsovereenkomst of niet-naleving van de Signify Integrity Code of ander beleid van Signify.

- de noodzaak om in te gaan op jouw verzoeken (zoals reageren op een verzoek om verwerking, verwijdering of wijziging van jouw Persoonsgegevens).

- het optimaliseren van jouw zoektocht naar vacatures voor heel Signify en van communicatierelevantie.

• de noodzaak om vitale belangen van iemand anders te beschermen; of
• elke andere rechtsgrond die door het lokale recht is toegestaan.

Als je meer informatie wilt over onze wettelijke grondslagen waarop wij jouw gegevens voor een bepaald doel verwerken, kan je contact opnemen met het Signify Privacy Office (de contactgegevens vind je in de onderstaande paragraaf " Wat zijn je privacyrechten?").

Wij zullen jouw Persoonsgegevens niet delen, anders dan in een beperkt aantal gevallen die hier omschreven worden.

Ter realisering van de doeleinden waarvoor jouw Persoonsgegevens zijn verzameld (zie voor meer informatie over deze doeleinden bij “Hoe gebruiken wij jouw persoonsgegevens?” hierboven) kunnen wij jouw Persoonsgegevens bekend maken aan de volgende entiteiten.

1. Met Signify gelieerde Ondernemingen: Vanwege ons wereldwijde karakter kunnen jouw Persoonsgegevens worden gedeeld met bepaalde met Signify Gelieerde Ondernemingen. De toegang tot Persoonsgegevens binnen Signify zal beperkt zijn tot degenen die de informatie nodig hebben voor de in deze Verklaring vermelde doeleinden; hiertoe kunnen degenen behoren die het gesprek met je voeren, de betreffende manager(s) van de aangeboden baan in kwestie en andere geselecteerde medewerkers binnen Signify.

2. Dienstverleners: Zoals veel bedrijven kunnen wij bepaalde verwerkingen van Persoonsgegevens uitbesteden aan vertrouwde externe dienstverleners, die functies voor ons uitvoeren en diensten aan ons verlenen, zoals:

- ICT-dienstverleners

- Aanbieder van rekruterings- of beoordelingsdiensten 

- Consultants

- Bedrijven die achtergrondcontroles uitvoeren 

- Reis-, veiligheids- en beveiligingsdiensten           

3. Publieke en overheidsinstanties.  Indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten, kunnen wij jouw Persoonsgegevens delen met entiteiten met een toezichthoudende functie voor of met rechtsmacht over Signify.

4. Professionele adviseurs en anderen.  Wij kunnen jouw Persoonsgegevens delen met andere partijen, waaronder professionele adviseurs, zoals:

- Banken

- Verzekeringsmaatschappijen

- Auditors

- Advocaten

- Accountants

- Andere externe professionele adviseurs

5. Andere partijen in verband met zakelijke transacties. Wij kunnen jouw Persoonsgegevens van tijd tot tijd ook delen in het kader van zakelijke transacties, bijvoorbeeld tijdens de verkoop van een onderneming, deel van een onderneming, een reorganisatie, fusie, joint venture, of andere beschikking over de onderneming, bedrijfsmiddelen of aandelen van Signify (waaronder in verband met een faillissement of soortgelijke procedure). 

Op jouw verzoek, in geval van een verzoek tot overdracht van persoonsgegevens, delen wij jouw gegevens ook met de partij die je hiertoe aanwijst.

Door ons internationale karakter kunnen de Persoonsgegevens die je aan ons verstrekt worden doorgegeven aan, of kan hiertoe toegang worden verkregen door, met Signify Gelieerde Ondernemingen en vertrouwde derden over de hele wereld voor de doeleinden die in deze Verklaring zijn vermeld. Dit betekent dat jouw Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt buiten het land waarin je woont of gesolliciteerd hebt.

Indien je je in een land bevindt dat lid is van de Europese Economische Ruimte, kunnen wij jouw Persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.  Voor sommige van deze landen heeft de Europese Commissie bevestigd dat zij een adequaat beschermingsniveau bieden, voor landen zonder deze bevestiging, hebben wij adequate maatregelen getroffen ter bescherming van jouw Gegevens, zoals organisatorische en wettelijke maatregelen (bijv. bindende ondernemingsregels en door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen, of soortgelijke kaders). Wanneer Persoonsgegevens worden overgedragen buiten het land waar je je bevindt, voor de hierboven genoemde doeleinden, zal rekening worden gehouden met de lokale wettelijke vereisten en/of zullen bovengenoemde adequate maatregelen van toepassing zijn om jouw gegevens voldoende te beschermen. Je kunt om meer details vragen over en indien van toepassing een kopie krijgen van deze maatregelen die wij hebben getroffen met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens door contact op te nemen met het Signify Privacy Office. De contactgegevens vindt je hieronder bij “Wat zijn je privacyrechten?”

Wij bewaren jouw Persoonsgegevens zo lang dat nodig is ter realisering van de doeleinden waarvoor deze verzameld zijn (zie voor meer informatie over deze doeleinden hierboven bij “Hoe gebruiken wij jouw Persoonsgegevens?”) en wij mogen jouw Gegevens bewaren en gebruiken om te kijken of je in aanmerking komt voor andere functies.

De criteria die gebruikt worden ter bepaling van onze bewaarperiodes zijn onder meer:

• Hoe lang zijn de Persoonsgegevens nodig om je een baan te kunnen aanbieden?
• Heb je een account bij ons? In dat geval bewaren wij de Gegevens terwijl jouw account actief is of zo lang dat nodig is om de diensten aan jou te kunnen leveren.
• Heb je aangegeven dat wij jouw Gegevens mogen bewaren om jou ook voor andere functies in aanmerking te laten komen?
• Geldt voor ons een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting om de Persoonsgegevens te bewaren? Voorbeelden zijn wetten die gegevensbewaring verplicht stellen in de betreffende jurisdictie, een bevel van de overheid tot bewaring van Gegevens die voor een onderzoek relevant zijn of Gegevens die met het oog op het voeren van procedures moeten worden bewaard.

Als je hebt besloten om te participeren in ons optionele live en/of on-demand video-interview tijdens het sollicitatieproces dan worden de video’s van jouw sollicitatie 90 dagen na creatie verwijderd, tenzij de lokale wetgeving anders vereist en/of we een hoger bedrijfsbelang hebben (bijvoorbeeld de noodzaak voor ons om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om juridische claims te vestigen, uit te oefenen of ons ertegen te verdedigen of om onze legitieme belangen na te streven).

Jouw verwerkte Persoonsgegevens worden gebruikt om jouw ervaringen met ons te verbeteren en worden zo kort mogelijk bewaard, waarna we ze anonimiseren of verwijderen, wanneer er geen behoefte meer is aan talentacquisitie, of er geen wettelijke of zakelijke noodzaak meer is om jouw gegevens te bewaren.

Als je wilt weten hoe lang wij jouw gegevens voor een bepaald doel bewaren, kan je contact opnemen met het Signify Privacy Office (de contactgegevens vindt je in de onderstaande paragraaf “Wat zijn je privacyrechten?"). Mocht je niet aanmerking willen komen voor andere functies of jouw gegevens willen laten verwijderen, dan kan je contact met ons opnemen via deze link of via jouw sollicitatieprofiel.

Om je gegevens te beschermen, nemen wij redelijke en passende fysieke, technische en administratieve maatregelen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake privacy en gegevensbeveiliging. Dit houdt in dat wij van onze dienstverleners eisen dat zij passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van je persoonsgegevens te beschermen. Helaas kan niet worden gegarandeerd dat een systeem voor gegevensoverdracht of -opslag 100% veilig is. Afhankelijk van de stand van de techniek, de kosten van de implementatie en de aard van de te beschermen gegevens, treffen wij technische en organisatorische maatregelen om risico's zoals vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot jouw gegevens te voorkomen. Als je reden hebt om te denken dat je interactie met ons of je gegevens niet langer op een veilige manier worden verwerkt, neem dan onmiddellijk contact op met Signify’s Privacy Office in overeenstemming met "Wat zijn je privacyrechen?" zoals hieronder beschreven.

Wij willen je eraan herinneren dat het jouw verantwoordelijkheid is om er naar beste weten voor te zorgen dat de persoonsgegevens die je ons verstrekt juist, volledig en actueel zijn. Indien je persoonsgegevens van andere personen (zoals afhankelijke personen) met ons deelt, is het bovendien je verantwoordelijkheid om deze gegevens te verzamelen in overeenstemming met de plaatselijke wettelijke vereisten. Je dient bijvoorbeeld andere mensen, wiens persoonsgegevens je aan Signify verstrekt, te informeren over de inhoud van deze Verklaring en hun toestemming te verkrijgen (mits zij wettelijk bevoegd zijn om toestemming te geven) voor het gebruik van die persoonsgegevens door het Signify zoals uiteengezet in deze Verklaring (met inbegrip van overdracht en openbaarmaking). 

Wij streven ernaar om je toegang te bieden tot jouw Gegevens. Meestal heb je zelf controle over jouw Persoonsgegevens (bijv. door in te loggen op je account) en kan je deze zelf bijwerken, wijzigen of, indien wettelijk mogelijk, verwijderen. In elk geval adviseren wij je ten sterkste om controle over jouw Persoonsgegevens uit te oefenen. Je kunt bepaalde rechten met betrekking tot jouw door ons verwerkte gegevens uitoefenen door contact met ons op te nemen via  Signify Privacy Center (zie onderdeel "Privacy request"). Je hebt in het bijzonder het recht op het volgende (houd er rekening mee dat sommige van deze handelingen betekenen dat je uit het recruteringsproces wordt verwijderd):

• Je toestemming te allen tijde intrekken. Je hebt het recht je toestemming in te trekken wanneer je eerder toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je gegevens. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de geldigheid van eerdere verwerkingen van persoonsgegevens die vóór de intrekking zijn uitgevoerd op basis van je toestemming.
• Bezwaar maken tegen verwerking. Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens indien de verwerking plaatsvindt op een andere rechtsgronden dan toestemming of wanneer de verwerking uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en nadelige rechtsgevolgen heeft. Verdere details vindt je in de speciale sectie hieronder
• Toegang. Je hebt het recht te vernemen of je gegevens door ons worden verwerkt, informatie te verkrijgen over bepaalde aspecten van de verwerking en een kopie te krijgen van je gegevens die worden verwerkt.
• Controleren en vragen om correctie. Je hebt het recht om de juistheid van je gegevens te verifiëren en te vragen om deze bij te werken of te corrigeren.
• Beperken van de verwerking. Je hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval zullen wij je gegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan het opslaan ervan
• Verwijdering. Je hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om je gegevens bij ons te laten wissen
• Ontvangen en doorsturen naar een andere verantwoordelijke(overdraagbaarheid). Je hebt het recht je gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikelijk en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien dit technisch mogelijk is, zonder enige belemmering aan een andere verantwoordelijke door te laten sturen. Deze bepaling is van toepassing op de voorwaarde dat je gegevens langs geautomatiseerde weg worden verwerkt en dat de verwerking gebaseerd is op je toestemming, een contract waarvan je deel uitmaakt of op precontractuele verplichtingen daarvan.
• Een klacht indienen. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij je toezichthouder/gegevensbeschermingsautoriteit. Wij hopen alle vragen of problemen op te lossen, maar mocht je niet tevreden zijn met het ontvangen antwoord, kan je je klacht voorleggen aan de relevante instantie/autoriteit voor gegevensbescherming in jouw rechtsgebied.

Voor alle andere vragen of redelijke verzoeken met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens bij Signify of met betrekking tot deze Verklaring in het algemeen, kan je contact opnemen met Signify’s Privacy Office/Data Privacy Officer:

• Post: Signify - Attn: Privacy Office/Chief Privacy Officer/DPO - Basisweg 10, 1043 AP CM Amsterdam, Nederland; of
• online: Signify Privay Center, onderdeel “Privacy request”.

Houd er rekening mee dat online en e-mailcommunicatie niet altijd veilig zijn. Neem daarom alsjeblieft geen gevoelige informatie op in jouw e-mails naar ons.

Wij zullen ons best doen om je verzoek op tijd en gratis te verwerken, tenzij het een onevenredige inspanning zou vergen. Wij kunnen je vragen om jouw identiteit te bewijzen voordat wij ingaan op jouw verzoek.

Deze Verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd.

De meest actuele versie van deze Verklaring is van toepassing op ons gebruik van jouw Persoonsgegevens en is te vinden op de website van het Privacy Center van Signify, zie “Legal Information”. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in onze privacyverklaring, zullen we extra stappen ondernemen om je hiervan op de hoogte te brengen.

Wij bewaren vorige versies van deze privacyverklaring in een archief dat je kunt raadplegen.

- Signify -